Directiesecretaresse (30 uur per week)

In- en externe werving januari 2022

Heb jij oog voor de kwetsbare jeugd en kijk je vanuit kansen en mogelijkheden? Dan ben jij onze nieuwe collega bij Stichting JESS!

Stichting JESS is een organisatie gericht op de jeugdhulp- en dienstverlening en hieronder vallen o.a. het JIT, het JIP en Schoolmaatschappelijk werk. Onze dienstverlening vindt plaats in Den Haag en omgeving.

Per direct zijn wij op zoek naar een:

DIRECTIESECRETARESSE

30 uur per week

De functie:

Als directiesecretaresse ondersteun je de directeur van de Stichting JESS. Je bent een rechterhand en een ondersteuning bij alles wat er speelt. Je houdt de agenda bij, plant afspraken, informeert betrokkenen en bent aanspreekpunt, vraagbaak en op de hoogte van alles wat er speelt.  

Je gaat je onder andere bezig houden met;

• Beoordelen en afhandelen van (digitale) correspondentie;
• Ondersteunende administratieve werkzaamheden op het gebied van vacatures, personeelsadministratie, archivering;
• Planning & Control voor subsidieaanvragen/verantwoordingen; bewaken van de acties rondom alle subsidies en aanbestedingen, verzamelen van informatie, redigeren tekst/format;
• Vastgesteld beleid naar de concrete praktijk vertalen voor o.a. het managementteam;
• Informatie verstrekken over beleid en implementatie;
• Complex agendabeheer, plannen van afspraken;
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het bewaken van de actiepunten;
• Invoeren van gegevens in administratieve systemen en het maken van overzichten;
• Voorbereiden en controleren van managementinformatie;
• Verzamelen en analyseren van gegevens;
• Organiseren van bijeenkomsten zowel zakelijk als sociaal;
• Contacten onderhouden en fungeren als eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties;
• Informatie verstrekken aan externe- en interne belanghebbenden.

Je bagage:

Als visitekaartje van onze organisatie vinden we het belangrijk dat je discreet/integer, representatief en dienstverlenend bent en dat je beschikt over uitstekende communicatieve, sociale en schriftelijke vaardigheden. Je bent stressbestendig, hebt een goed analytisch vermogen, bent nauwkeurig en functioneert goed onder druk. Je werk- en denkniveau ligt op HBO niveau en dat blijkt uit je werkervaring. Je beschikt over een relevante opleiding en programma’s als Excel, Word en Outlook zijn voor jou een eitje!

Overige informatie:

Wij bieden een uitdagende en afwisselende baan met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden volgens de CAO Sociaal Werk. Zo ontvang je een Individueel Keuze Budget voor het uitwisselen van arbeidsvoorwaarden en een persoonlijk opleidingsbudget. We bieden een arbeidsovereenkomst voor in eerste instantie 1 jaar met uitzicht op verlenging. Afhankelijk van leeftijd, ervaring en opleiding bedraagt het bruto maandsalaris maximaal € 3.581,- op basis van een 36-urige werkweek (schaal 7). We vragen je voor indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag te overleggen.

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je een email sturen naar Astrid Misdorp, directie-assistente; email: a.misdorp@xtra.nl.

Je sollicitatie:

Enthousiast geworden? Solliciteren kan tot en met 31 januari 2022 a.s. via de knop “solliciteren” en laat jouw sollicitatiebrief met je CV bij ons achter. Reacties na de sluitingsdatum, worden niet meer in behandeling genomen.

Sollicitatiegesprekken zullen 7, 8 en 9 februari a.s., wij vragen je om hier alsjeblieft rekening mee te houden.

Deze functie wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld