Management Assistent (24 uur p/w)

Heb jij oog voor de kwetsbare jeugd en kijk je vanuit kansen en mogelijkheden?
Dan ben jij onze nieuwe collega bij Stichting JESS!

Stichting JESS is een organisatie gericht op de jeugdhulp- en dienstverlening en hieronder vallen o.a. het JIT, het JIP en Schoolmaatschappelijk Werk. Onze dienstverlening vindt plaats in Den Haag en omgeving.

Per direct zijn wij op zoek naar een:

Management Assistent (m/v)
24 uur per week

De functie:

Het is een afwisselende en leuke functie waarbij je de rechterhand bent van een manager, samenwerkt met de directie-assistente en personeelsadviseur, het eerste aanspreekpunt en vraagbaak bent binnen het team van maatschappelijke professionals én voor onze opdrachtgevers!

Je gaat je onder andere bezighouden met:

• Het afhandelen van (digitale) correspondentie en agendabeheer;
• Ondersteunende financiële administratieve werkzaamheden op het gebied van werving en selectie, personeelsadministratie, digitale archivering, diverse administratieve handelingen zoals fondstoekenningen van verschillende processen, enz.;
• Planning & Control voor subsidieaanvragen/verantwoordingen; bewaken van de acties rondom alle subsidies, verzamelen van subsidieverantwoordingsinformatie, redigeren tekst/format;
• Plannen van afspraken, voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van de actiepunten;
• Invoeren van gegevens in administratieve systemen en het maken van overzichten;
• Voorbereiden en controle van managementinformatie;
• Verzamelen en analyseren van personeelsgegevens, bijvoorbeeld verlofregistratie;
• Organiseren van bijeenkomsten zowel zakelijk als sociaal;
• Contractbeheer en coördineren facturatie interne en externe relaties en samenwerkingsorganisaties;
• Bijhouden en coördineren personeelsplanning en personele mutaties.

Je bagage:

• Je hebt een relevante mbo niveau 4 administratieve of secretariële opleiding gevolgd en met goed resultaat afgerond;
• Kennis en ervaring met inzetten/uitrollen van online tools om gezamenlijk in documenten te werken;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• Je hebt goede kennis van MS Office waaronder Excel en Outlook;
• Je kunt snel en goed schakelen en prioriteren;
• Ervaring met Office365 is een pré;
• Je bent leergiering en in staat om het werken met nieuwe programma’s/systemen snel eigen te maken;
• Je bent proactief en je gaat discreet met vertrouwelijke informatie om;
• Je hebt ervaring met administratieve processen;
• Je bent sociaal, enthousiast en je hebt een positieve instelling;
• Je kunt zelfstandig en flexibel werken en je hebt een klantgerichte houding;
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Overige informatie

Wij bieden een uitdagende en afwisselende baan in een organisatie die constant in beweging is!

De functie heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden volgens de CAO Sociaal Werk. Zo ontvang je een Individueel Keuze Budget voor het uitwisselen van arbeidsvoorwaarden die bij kunnen dragen aan je duurzame inzetbaarheid waaronder een loopbaanbudget. We bieden een arbeidsovereenkomst van 1 oktober t/m 31 december 2023. Afhankelijk van ervaring en opleiding bedraagt het bruto maandsalaris maximaal € 3.529,- op  basis van een 36-urige werkweek (schaal 6). Je wordt bij indiensttreding aangemeld bij het pensioenfonds Zorg en Welzijn. We vragen je om voor indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen.

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Bo Maas, manager Gezinssupport. Zij is bereikbaar via b.maas@stichtingjess.nl of 06-81688752.

Je sollicitatie:

Enthousiast geworden? Solliciteren kan tot 30 september 2023. Laat via de knop “Solliciteren” jouw sollicitatiebrief en CV bij ons achter. Reacties na de sluitingsdatum worden niet meer in behandeling genomen.

Indien een geschikte kandidaat solliciteert, kan al voor de sluitingsdatum een gesprek worden ingepland. Het is mogelijk dat de vacature eerder sluit dan de genoemde sluitingsdatum.

Deze functie wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Ben je een interne kandidaat (op dit moment in dienst bij Jongleren, MEE-ZHN/VTV, Wijkz, Xtra of JESS), solliciteer dan via de vacaturepagina op Insite.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.